Offering PMO e a Gestão de Projetos

Atualmente, muitas estatísticas apontam que uma grande parte dos projetos não seguem diretrizes estratégicas, ou não alcançam as metas de tempo, escopo ou prazos pré-definidos em sua criação. Essas falhas podem surgir por erros, que vão desde planejamento, até estimativas equivocadas, além de muitas outras justificativas que podem ser evitadas. Por isso, adotar metodologias de gerenciamento de projetos não só vão ajudar a evitar essas falhas, como também vão promover o seu sucesso.

Para tanto, o Project Management Office (PMO) ou Escritório de Projetos é a estrutura de uma instituição que gerencia as principais variáveis atreladas ao programa/projetos que visam alcançar os diversos objetivos de uma organização. Os profissionais ali são responsáveis por otimizar o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos, gerir metodologias, padrões, risco/oportunidade global e as interdependências entre os planos de ação em diferentes níveis da empresa.

Dentre os profissionais de PMO, está a cargo do Gerente de Projeto concentrar-se nos objetivos especificados de uma determinada demanda. Cabe a ele ainda controlar os recursos atribuídos para atende-la, de forma aderente aos seus objetivos e premissas, além de administrar suas restrições envolvidas (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc.).

É importante frisar que essa gestão deve ocorrer de modo intenso e efetivo, ainda que concorra com as rotinas da operação do dia-a-dia do staff e da gestão das organizações. Por isso, o PMO deve ser estruturado de acordo com a natureza do(s) projeto(s) a serem administrado(s) e com ênfase no desenvolvimento de boas práticas que estejam alinhadas à cultura organizacional e seja suportado por ferramentas que promovam celeridade e assertividade nas ações de gestão necessárias. Como resultado, pode-se assegurar maior aderência ao orçamento previsto, prevenção de atrasos, mitigação de riscos e prontidão na resposta a eventuais pleitos contratuais (Claims).

O Escritório de Projetos irá padronizar a sistemática de acompanhamento para os projetos em diversas áreas de conhecimento de modo integrado, como, por exemplo, a gestão de tempo, recursos, qualidade, comunicação, riscos, custos, meio ambiente, contratos e escopo.

 

Valor agregado de um PMO

O Escritório de Projetos agrega valor ao empreendimento das organizações de diversas formas:

  • Redução de retrabalhos– Diminuição de avanço desalinhado entre frentes diferentes de projeto, evitando gastos desnecessários;
  • Mitigação de riscos – Prevenção da materialização de riscos com impactos nos custos do projeto;
  • Prevenção e redução de atrasos – Redução de impactos dos atrasos nas despesas e em lucro cessante;
  • Prevenção de pleitos contratuais – Controle efetivo do escopo de contratos por meio de comunicação estruturada, evitando pleitos contratuais;
  • Resposta a pleitos contratuais – Resposta estruturada a pleitos, com base em evidências técnicas, análise legal e comercial, evitando pagamento de valores indevidos.

Tipos de Escritório de Projetos

Existem três tipos básicos de PMO, com diversas variações. Essa combinação faz com que a decisão por qual modelo utilizar dependa de uma análise e decisão individual da empresa, sua natureza, operações e complexidade dos projetos.

 

Torre de Observação – Este tipo não possui autonomia de decisões e suas funções básicas são de acompanhamento e reporte dos projetos para a alta administração e partes interessadas. Não exerce influência alguma sobre os projetosTorre de Controle – Este tipo funciona como orientador e controlador dos gerentes e seus projetos, instruindo e guiando nos padrões definidos pela organização, fazendo trabalhos de auditoria, relacionados com a melhoria contínua dos processos de gerenciamento.Pool de Recursos – Este tipo tem como principal foco a capacitação dos gerentes de projetos, bem como a gestão e supervisão para garantir que as melhores práticas estão sendo aplicadas.

 

 

Atividades do Escritório de Processos

  • Diagnóstico – Identificação dos diversos tipos de projetos, potencial, quantidade e nível de gestão atual e o desejado.
  • Planejamento – Definição de prioridade de gestão e planejamento do nível de detalhe da gestão.
  • Elaboração – Elaboração de padrões e processos para o gerenciamento; concepção de ferramentas para consolidação dos resultados dos projetos.
  • Disseminação – Disseminação dos padrões e procedimentos para os profissionais que acompanharão as solicitações.
  • Operação Assistida – Operação assistida com acompanhamento.

 

Gestão do Escritório de Projetos

PMO’s de grandes projetos (intensivos em capital) lidam com especificidades que requerem ferramentas e processos de gestão. Eles possuem uma atuação forte nos principais pontos de atenção, prevenindo a ocorrência de pleitos com uma gerência eficiente dos contratos, da comunicação e do escopo.

 

Gestão de riscos:

  • Comitê de riscos;
  • Workshops multidisciplinares;
  • Ferramentas (registro, acompanhamento, workflow de planos de ação, simulação);
  • Pode se pagar múltiplas vezes.

Gestão de custos e tempo:

  • Foco no VPL (lucros cessantes sempre contam);
  • Caminhos críticos para marcos intermediários associados à geração de receita;
  • Grandes trade-offs nas decisões.

Gestão de Contratos:

  • Gestão de estruturas contratuais complexas;
  • Gerenciamento de riscos de cross default.

Gestão da Comunicação:

  • Definição de plano de comunicação com papeis e responsabilidades;
  • Organogramas, canais e padrões;
  • Fluxo e aprovação de change orders.

Gestão de Escopo:

  • Gestão do escopo de diversos contratos;
  • Avaliação precisa dos impactos (cruzados) das mudanças em tempo, custo, etc.

 

 

Como é feita a abordagem da Addunt.

A Addunt Consulting propõe uma metodologia específica composta por fases interdependentes com atividades e entregáveis bem definidos. Nela é prevista a criação de um painel gerencial a fim de acompanhar a evolução e cumprimento dos milestones do projeto, com base em até dez dimensões. Cada disciplina do modelo de gestão tem a sua importância e impacta fatores críticos em seu sucesso.

 

Gestão de Escopo – Gestão de demandas de alteração de escopo do projeto que gerem impacto em prazo, custos e qualidade da entrega. Tem com objetivos monitorar as mudanças e gerenciar seu impacto. Benefícios: Maior controle das alterações, gestão do impacto em cronograma e riscos.

Gestão de Tempo – Planejamento e gestão dos prazos e cronogramas de trabalho do projeto. Tem como finalidade garantir sua finalização dentro dos prazos estabelecidos e o cumprimento de marcos intermediários. Benefícios: Visibilidade no acompanhamento do progresso, identificação antecipada de desvios e seu impacto; melhor capacidade de replanejamento para cumprimento dos prazos.

Gestão de Recursos – Elaboração da alocação, preparação e gerenciamento da utilização de recursos (humanos e tecnológicos, entre outros) pelo projeto. Intenta certificar a utilização dos meios adequados e no tempo estipulado. Benefícios: Visibilidade da necessidade e disponibilidade de fundos, além de base para recrutamento e contratação, desenvolvimento e controle.

Gestão da Qualidade – Planejamento e controle da qualidade por meio de indicadores. Tem como objetivos a gestão da qualidade do projeto para atendimento às expectativas e especificações acordadas e/ou contratadas. Benefícios: Identificação e controle de não conformidades, atuação com o propósito de melhoria da qualidade com base em indicadores de desempenho e segurança no atendimento às expectativas.

Gestão da Comunicação – Delineamento e implementação de alternativas de comunicação com os principais stakeholders do projeto. Tem como propósito atingir o público alvo, usando os canais e a frequência adequada, minimizando riscos. Benefícios: Nivelamento e distribuição adequada de informações, evitando retrabalhos, melhoria do conhecimento sobre o status, possibilitando maior sinergia das equipes e áreas.

Gestão de Riscos – Consiste na identificação e priorização de riscos que impactem o projeto e gestão de ações para mitigá-los e a seus efeitos (contingência, eliminação, transferência, etc.). Seus objetivos são mantê-los sob controle, contornando os negativos. Benefícios: Identificação antecipada/prevenção, sinergia nas ações de contorno, concentração naqueles de maior impacto e melhor qualidade das decisões.

Gestão de Custos – Elaboração e gestão do orçamento do projeto. Intenta manter o controle sob os custos, evitando desvios em relação ao planejado ou se preparando para eles. Benefícios: Redução das diferenças entre o valor programado e o realizado, visão realista das possibilidades de perdas, precisão na identificação da necessidade de aportes.

Gestão do Meio Ambiente – Consiste na identificação e priorização de impactos ambientais gerados pelo projeto e a gestão de ações visando minimizar seus efeitos. Tem como objetivos desenvolver um cronograma de gestão ambiental adequado. Benefícios: Adequar as ações e difundir a cultura ambiental na instituição.

Gestão de Contratos – Gestão dos contratos firmados no âmbito do projeto. Tem como finalidade manter o controle sobre o processo e as informações de contratação. Benefícios: Administração e padronização das informações, acompanhamento de consumo, performance e desvios dos negócios.

Gestão da Integração – Consiste na integração dos processos de gerência para todas as partes que compõem o projeto. Tem como objetivos garantir que todos os elementos estejam devidamente coordenados e integrados. Benefícios: Identificação, definição e coordenação dos diversos processos e atividades de gerenciamento.

Gestão da Integração

  • Termo de Abertura;
  • Orientar e gerenciar a execução do projeto;
  • Controle integrado de Mudanças.
Gestão de Escopo

  • Declaração de Escopo;
  • EAP (WBS) – Estrutura hierárquica que identifica todo o trabalho do projeto;
  • Sign-off– Formalização da aceitação das entregas finalizadas;
  • Controle do Escopo.
Gestão de Tempo

  • Desenvolvimento do Cronograma;
  • Acompanhamento das atividades do cronograma por meio de reuniões de status;
  • Controle das mudanças no projeto;
  • Acompanhamento de estabilização de processos.
Gestão de Recursos

  • Planejamento de Recursos;
  • Nivelamento e alocação;
  • Desenvolvimento;
  • Gestão de Equipes.
Gestão da Qualidade

  • Planejamento e assegurar a Qualidade;
  • Garantia da execução de reuniões executivas de QA;
  • Gerenciamento de ações de “peer-reviewing”;
  • Realizar o controle.
Gestão da Comunicação

  • Planejamento das Comunicações internas e externas;
  • Distribuição dos comunicados do projeto;
  • Gestão à vista do desempenho (andamento do projeto, medição do progresso e previsão).
Gestão de Riscos

  • Identificação, Antecipação e Planejamento dos Riscos;
  • Analise Qualitativa e Quantitativa;
  • Monitoramento e Controle.
Gestão de Custos

  • Orçamentação (budgeting);
  • Acompanhamento do realizado versus planejado;
  • Estimativa de Custos.
Gestão de Contratos

  • Antecipação de solicitações de compras via gestão de riscos;
  • Acompanhamento do vencimento de contratos críticos;
  • Sinalização de eventuais problemas de suprimentos críticos;
  • Indicação de melhores modalidades de contratação.
Gestão do Meio Ambiente

  • Cultura de ações de mitigação de riscos ambientais individuais;
  • Indicação de empresas para compensação ambiental.

Exemplo de uma abordagem utilizada num caso específico:

Vale ressaltar que além do método de gerenciamento de projetos clássico, abordado acima, existem novos métodos, chamados “ágeis”, que conferem maior dinamismo aos ritos de gestão do PMO que passam a ser direcionados por sprints de entrega menores. Tais métodos (já abordados em detalhes no nosso site) também são muito bem-vindos, em especial para uma organização que já apresenta uma cultura de gestão de projetos, como resultado de diversas experiências evolutivas que geram o acúmulo de boas práticas em sua curva de aprendizado.

Em nossa experiência, o híbrido entre métodos clássicos e inovadores ágeis é recomendável, partindo-se do princípio que PMOs experientes saberão o momento e a dose certa de usá-los, a medida que as situações e desafios de projetos distintos se apresentem numa organização.

Abaixo segue um exemplo desenvolvido para um grande cliente do setor de entretenimento que necessitava diferentes abordagens metodológicas para serem usadas num mesmo projeto em questão. Lá foram utilizadas técnicas do método tradicional aliadas a técnicas do método ágil, de forma integrada e harmônica. Caso queira saber mais sobre essa experiencia e seus desafios, entre em contato conosco. Teremos grande satisfação em compartilhar as técnicas utilizadas que também poderão ser replicadas para outros clientes e de distintos setores.

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